WindowsでもMacでも 万能ファイル 【PDF】

パソコンを使っていると何かとデータ化する習慣がついてきます。
そうなってくるとめちゃくちゃ快適になります。例えば、直接会ったり、大量の書類を用意しなくてもスムーズにデータでやりとりが完結します。
そこで、データ化でめちゃくちゃ使える万能ファイル【PDF(ピーディーエフ)】を覚えていきましょう!

WindowsでもMacでも心配なし!PDFは万能ファイル

PDFの一番の魅力は、ズバリ!どんなパソコンでも同じように見ることができることです!

パソコンはコンピュータを管理するOSによって動作が違う場合があります。実は、パソコンじゃなくてもこういったことは起こります。

わかりやすい例が、スマホでもiPhoneからショートメールを送った場合、相手がアンドロイドスマホだと絵文字が表示されないなんてことが起こりますが、これも同じことなのです。でも、LINEアプリを使えば、どんなスマホでもパソコンでも同じように表示されます。これは、LINEアプリがどちらにも共通しているからです。

このように、WindowsやMacなどOSが様々なパソコンでデータのやり取りをする場合も、共通ファイルのPDFを使うことで、文字化けや表示されないなどのストレスなく、スムーズなやり取りができます。

そもそもPDFってどんなもの?

WordやExcelでデータを作る時は、資料として配布したり会議で使用したりする時には紙に印刷して使うので、文章や情報はもちろんですが、読みやすさや見やすさを考えて全体のバランスにも気を使います。それなのに、使うパソコンによって見た目のバランスが崩れて変わってしったら最悪です!

そして、それをいちいち直さなきゃいけないなんて二度手間で効率も悪すぎます!

でも、いちいち送る相手のパソコンが何かを確認するなんて無理ですよね? そんな心配を無くしてくれるのがPDFなのです!

PDFとは?

PDFは、Portable Document Format」の略で、作ったデータを紙に印刷した時と同じ状態で保存してくれるファイル形式です。

つまり、どんなパソコンでもWordやExcelで作ったデータがそのままの形で見れるのです。パソコンに限らずどんな端末でも同じように見れます。

また、文書や資料を確認してもらう場合なども、PDFのデータで確認すれば、試し刷りの必要もないので、インクや紙の無駄も省けます。

PDFを作成する

WordやExcelでデータを作成したらPDFファイルで保存しておきましょう。 一度手順を覚えてしまえば簡単なので、クセ付けておくとデータの管理もしやすいのでオススメです!

Word

Wordで作った文書をPDFにする手順は、保存と同じように文書作成画面のメニューの[ファイル]からWordのホームを開きます。 以下の手順でPDFを作成します。

保存場所を選んだら最後に をクリックして完了です。

 

Excel

Excelで作った文書をPDFにする手順は、保存と同じように文書作成画面のメニューの[ファイル]からExcelのホームを開きます。 以下の手順でPDFを作成します。

保存場所を選んだら最後に をクリックして完了です。

 

WordでもExcelでも操作の手順は基本的に一緒なので、覚えやすくてすぐにでも使えます! 書類や文書のデータをまとめて保存しておく時などは、全てPDFデータも作ってまとめておくと、後でメールで送ったり、印刷したりなんて時にスムーズに使えるので便利です。

まとめ

PDFは、慣れてしまえばとにかく便利です。USBでも、メールでもデータなどは、全てPDFで受け渡しをすれば、お互いに安心してやり取りができます。 自分がもらうときは、一言「PDFでお願いします」と伝えておけば、印刷して使う文書でもそのまま印刷ができるので、無駄な作業を減らすことができます。 【書類や文書を作ったらPDFにも書き出しておく】はぜひ習慣化してみてください!

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